Chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật Bản đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng nhất quyết định tỷ lệ đậu visa. Dù hồ sơ của mỗi người có khác nhau tùy theo tình trạng công việc và tài chính, vẫn có một bộ giấy tờ cơ bản mà hầu hết người xin visa du lịch đều phải chuẩn bị. Bài viết này tổng hợp danh sách chi tiết các giấy tờ cần chuẩn bị khi xin visa du lịch Nhật Bản năm 2026, kèm theo những lưu ý quan trọng giúp hồ sơ của bạn được xét duyệt thuận lợi.
Các giấy tờ bắt buộc
Đây là những giấy tờ cơ bản mà bất kỳ ai xin visa du lịch Nhật Bản cũng cần chuẩn bị:
Hộ chiếu gốc (Passport)
- Còn hạn ít nhất 6 tháng tính đến ngày về nước
- Còn ít nhất 2 trang trống để dán visa
- Kèm hộ chiếu cũ (nếu có) để chứng minh lịch sử du lịch
Tờ khai xin visa (Visa Application Form)
- Điền đầy đủ thông tin bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật
- Ký tên tại mục cuối cùng – chữ ký phải khớp với chữ ký trong hộ chiếu
- Tải mẫu đơn từ website chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản
Ảnh thẻ
- Kích thước 4.5cm x 4.5cm, nền trắng
- Chụp trong vòng 3 tháng gần nhất
- Không đeo kính, không chỉnh sửa ảnh
Giấy xác nhận công tác (đối với người đi làm)
- Bản gốc có dấu mộc của công ty
- Ghi rõ: chức vụ, mức lương, thời gian làm việc
- Kèm giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty (bản sao công chứng)
Sổ tiết kiệm hoặc xác nhận số dư tài khoản
- Sổ tiết kiệm với số dư tối thiểu 100 triệu VND cho chuyến đi 7–10 ngày
- Đã gửi ít nhất 3 tháng, hạn chế biến động lớn gần ngày nộp hồ sơ
- Sao kê tài khoản ngân hàng 3–6 tháng gần nhất
Lịch trình du lịch chi tiết
- Lịch trình theo từng ngày: ngày, giờ, địa điểm tham quan
- Xác nhận đặt phòng khách sạn
- Xác nhận đặt chỗ vé máy bay khứ hồi (không bắt buộc đã thanh toán)
Giấy tờ bổ sung giúp tăng tỷ lệ đậu
Những giấy tờ dưới đây không bắt buộc nhưng giúp chứng minh ràng buộc tại Việt Nam và khả năng tài chính của bạn, từ đó tăng đáng kể tỷ lệ đậu visa:
Giấy tờ nhà đất
- Sổ đỏ, sổ hồng (bản sao công chứng)
- Hợp đồng thuê nhà nếu đang ở nhà thuê
Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình
- Giấy đăng ký kết hôn (nếu đi cùng gia đình)
- Giấy khai sinh của con (nếu đi cùng con)
- Sổ hộ khẩu (bản sao công chứng)
Bảo hiểm du lịch
- Không bắt buộc nhưng nên mua với mức bồi thường tối thiểu 10.000 USD
- Bảo hiểm bao gồm chi phí y tế tại Nhật Bản
Giấy tờ bổ sung theo đối tượng
- Chủ doanh nghiệp: giấy phép đăng ký kinh doanh, báo cáo thuế 3 tháng gần nhất, sao kê tài khoản công ty
- Sinh viên: giấy xác nhận của trường + giấy tờ tài chính của người bảo trợ (cha mẹ) kèm giấy khai sinh và giấy xác nhận quan hệ
- Đã từng đi nước ngoài: nộp bản sao visa cũ (đặc biệt các nước Schengen, Mỹ, Úc, Nhật) để tăng độ tin cậy
Chi phí xin visa Nhật Bản 2026
Lệ phí visa du lịch Nhật Bản hiện khoảng 800.000 VND và dự kiến có thể điều chỉnh trong năm 2026. Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5–7 ngày làm việc. Bạn nên nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội (khu vực phía Bắc) hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh (khu vực phía Nam) hoặc qua các trung tâm tiếp nhận thị thực ủy quyền. Nên nộp hồ sơ vào đầu tuần để tránh đông đúc và kiểm tra kỹ từng giấy tờ trước khi nộp, vì chỉ một thiếu sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả về.
Mẹo chuẩn bị hồ sơ thành công
- Sắp xếp giấy tờ theo thứ tự: Đại sứ quán thường yêu cầu hồ sơ được sắp xếp theo một thứ tự nhất định, hãy kiểm tra website chính thức trước khi nộp.
- Dịch thuật công chứng: tất cả giấy tờ tiếng Việt cần được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật và công chứng đầy đủ.
- Photo dự phòng: luôn mang theo bản photo của tất cả giấy tờ gốc và một bộ hồ sơ dự phòng.
- Nộp sớm: nên nộp hồ sơ trước ngày khởi hành khoảng 2–3 tuần để có thời gian xử lý và bổ sung nếu cần.
- Chứng minh ràng buộc tại Việt Nam: công việc ổn định, gia đình, tài sản – những yếu tố giúp Đại sứ quán tin rằng bạn sẽ quay về.
- Khai báo trung thực: sai sót dù nhỏ trong khai báo cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nộp giấy tờ gốc không?
Hộ chiếu gốc và sổ tiết kiệm gốc là bắt buộc. Các giấy tờ khác có thể nộp bản sao công chứng.
Sổ tiết kiệm cần bao nhiêu tiền?
Tối thiểu 100 triệu VND cho chuyến đi 7–10 ngày, đã gửi ít nhất 3 tháng. Số dư càng lớn và ổn định thì tỷ lệ đậu càng cao.
Có cần vé máy bay đã thanh toán không?
Không, chỉ cần xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) của vé khứ hồi là đủ.
Nộp hồ sơ ở đâu?
Phía Bắc nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội, phía Nam nộp tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh, hoặc qua các đơn vị tiếp nhận ủy quyền. Nên nộp vào đầu tuần để tránh đông đúc.
Tổng kết
Một bộ hồ sơ xin visa Nhật Bản đầy đủ, chính xác và trung thực là chìa khóa giúp bạn đậu visa trong lần đầu nộp. Hãy chuẩn bị sớm, kiểm tra kỹ từng giấy tờ và nộp tại đúng cơ quan có thẩm quyền. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về quy trình xin visa, hãy tham khảo bài viết Visa Nhật Bản bị từ chối? 10 lý do phổ biến và cách khắc phục để tránh những sai lầm thường gặp và tăng cơ hội thành công nhé!
